Polityka Prywatności

1. Administrator danych

Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest:

ZoFiHel Rental Sp. z o.o.
ul. Dworcowa 18/45, 10-436 Olsztyn
NIP: 739-399-72-40 · REGON: 527952735 · KRS: 0001091757
Kontakt: kontakt@najemokazjonalny24.com

2. Jakie dane zbieramy i w jakim celu?

2.1. Dane z formularza zamówienia

Zbieramy dane przekazane przez Klienta:

• imię i nazwisko,
• adres e-mail,
• numer telefonu,
• numer PESEL — wyłącznie, gdy jest niezbędny do przygotowania dokumentu (np. w pakiecie z obsługą notarialną); usuwany po realizacji,
• obecny adres zamieszkania,
• informacje dotyczące celu najmu,
• dane do faktury — jeśli ją zaznaczono (nazwa firmy i NIP albo imię i nazwisko oraz adres nabywcy),
• dane do dostawy dokumentów (kod paczkomatu InPost albo dane i adres do wysyłki kurierskiej).

Cel przetwarzania:

• przygotowanie i przekazanie kompletu dokumentów do najmu okazjonalnego,
• wystawienie i przesłanie dokumentu sprzedaży (faktury lub rachunku),
• kontakt w sprawie realizacji zamówienia.

Podanie danych jest dobrowolne, jednak niezbędne do skorzystania z Usługi.

2.2. Dane techniczne i operacyjne

W celu realizacji Usługi oraz zapewnienia jej bezpieczeństwa przetwarzamy:

• identyfikator zamówienia,
• datę i godzinę zamówienia,
• identyfikator płatności (Przelewy24 (PayPro S.A.)),
• zakres udzielonych zgód oraz wersję zaakceptowanego regulaminu,
• adres IP użytkownika,
• informacje o przeglądarce i systemie operacyjnym (logi serwera).

3. Jak długo przechowujemy dane?

Stosujemy zasadę minimalizacji — przechowujemy tylko to, co konieczne, i przez najkrótszy możliwy czas:

• dane z dokumentu sprzedaży (faktura/rachunek: nabywca, NIP, adres, kwota, numer, identyfikator płatności): nie dłużej niż 5 lat (obowiązek podatkowy i księgowy),
• dane niezbędne do realizacji (m.in. cel najmu, numer telefonu, adres dostawy): przez okres realizacji oraz przedawnienia ewentualnych roszczeń, a następnie są usuwane lub anonimizowane,
• numer PESEL: usuwany niezwłocznie po przygotowaniu i przekazaniu dokumentów, chyba że jego dalsze przechowywanie jest niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń,
• adres e-mail: na potrzeby kontaktu i jednorazowego przypomnienia o usłudze — do czasu wycofania zgody,
• logi serwera: nie dłużej niż 30 dni,
• kopie zapasowe: dane mogą pozostawać przez ograniczony czas w kopiach bezpieczeństwa systemów informatycznych — nie dłużej niż przez okres technicznie niezbędny do ich nadpisania.

4. Podstawa prawna przetwarzania

Przetwarzamy dane na podstawie:

• art. 6 ust. 1 lit. b RODO — wykonanie umowy (realizacja Usługi),
• art. 6 ust. 1 lit. c RODO — obowiązki prawne (m.in. podatkowe i księgowe),
• art. 6 ust. 1 lit. f RODO — uzasadniony interes administratora (bezpieczeństwo, obsługa reklamacji, dochodzenie lub obrona roszczeń),
• art. 6 ust. 1 lit. a RODO — zgoda (jeśli została udzielona).

5. Odbiorcy danych

Dane mogą być przekazywane:

• Przelewy24 (PayPro S.A.) — operator płatności (odrębny administrator),
• notariuszom / kancelariom notarialnym — w zakresie niezbędnym do poświadczenia podpisu oraz czynności notarialnych (w pakietach z obsługą notarialną),
• InPost Sp. z o.o. — w zakresie niezbędnym do dostawy dokumentów (paczkomat lub kurier),
• dostawcy usług e-mail (Resend) oraz dostawcy hostingu — jako podmiotom przetwarzającym na podstawie umów powierzenia (art. 28 RODO).

Nie sprzedajemy ani nie udostępniamy danych w celach marketingowych.

6. Transfer danych poza EOG

Co do zasady dane przetwarzamy na infrastrukturze w Europejskim Obszarze Gospodarczym (EOG). Wyjątkiem jest wysyłka wiadomości e-mail (w tym dokumentów w załączniku), którą realizujemy za pośrednictwem dostawcy Resend (Resend, Inc. z siedzibą w USA).

W tym zakresie dane mogą być przekazywane do USA na podstawie odpowiednich zabezpieczeń, tj. standardowych klauzul umownych (SCC) zatwierdzonych przez Komisję Europejską oraz w oparciu o ramy ochrony danych UE–USA (Data Privacy Framework).

7. Twoje prawa (RODO)

Masz prawo do:

• dostępu do danych,
• sprostowania danych,
• usunięcia danych,
• ograniczenia przetwarzania,
• wniesienia sprzeciwu,
• przenoszenia danych,
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Kontakt w sprawie danych: kontakt@najemokazjonalny24.com.

8. Bezpieczeństwo danych

Stosujemy m.in.:

• szyfrowanie HTTPS/SSL,
• ograniczony dostęp do danych,
• przechowywanie danych na serwerach w UE,
• maskowanie danych w logach.

9. Pliki cookies

Serwis wykorzystuje pliki cookies niezbędne do jego prawidłowego działania, a za zgodą użytkownika również cookies analityczne i marketingowe. Zgodę wyrażasz w banerze cookies przy pierwszej wizycie i możesz ją w każdej chwili zmienić lub wycofać przez „Ustawienia cookies" w stopce. Używamy m.in.:

• lang — zapamiętanie wybranej wersji językowej strony (polski, angielski, ukraiński),
• cookie sesyjne — utrzymanie sesji i bezpieczeństwo procesu zamówienia,
• admin-token — wyłącznie dla panelu administracyjnego serwisu (niedostępny dla klientów),
• cookies analityczne (np. Google Analytics) — wyłącznie po wyrażeniu zgody; pomagają mierzyć ruch i ulepszać serwis,
• cookies marketingowe (np. Meta, Google Ads) — wyłącznie po wyrażeniu zgody; pozwalają mierzyć skuteczność reklam.

10. Charakter usługi (zastrzeżenie)

Serwis najemokazjonalny24.com dostarcza komplet dokumentów do najmu okazjonalnego na podstawie danych przekazanych przez użytkownika. Administrator nie weryfikuje poprawności ani kompletności tych danych. Korzystanie z Serwisu nie stanowi świadczenia pomocy prawnej. Użytkownik ponosi odpowiedzialność za poprawność danych oraz sposób wykorzystania otrzymanych dokumentów.

11. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Serwis nie stosuje zautomatyzowanego podejmowania decyzji w rozumieniu art. 22 RODO ani profilowania użytkowników. Decyzję o wykorzystaniu otrzymanych dokumentów podejmuje samodzielnie użytkownik.

12. Zmiany Polityki Prywatności

Administrator może zmieniać niniejszą Politykę Prywatności, w szczególności w przypadku zmiany przepisów prawa, technologii lub zakresu świadczonych usług. Aktualna wersja jest każdorazowo publikowana w Serwisie wraz z datą i numerem wersji.