Podpis zaufany a najem okazjonalny — co można podpisać elektronicznie?
Skoro dziś podpisujemy elektronicznie deklaracje podatkowe, wnioski i umowy, naturalne jest pytanie: czy dokumenty do najmu okazjonalnego też można podpisać przez internet — profilem zaufanym albo podpisem kwalifikowanym? Odpowiedź brzmi: częściowo. Jeden z dokumentów bezwzględnie wymaga notariusza i nic go nie zastąpi, inne można podpisać elektronicznie. Wyjaśniamy, co jest czym, żebyś nie unieważnił zabezpieczenia umowy przez pomyłkę w formie.
Trzy różne „podpisy" — nie myl ich ze sobą.
Profil zaufany (ePUAP / login.gov.pl) to bezpłatne narzędzie do potwierdzania tożsamości i podpisywania pism głównie w kontaktach z administracją publiczną (urzędy, ZUS, US). Jest wygodny, ale jego zrównanie z podpisem własnoręcznym w obrocie prywatnym bywa ograniczone.
Podpis kwalifikowany to płatny podpis elektroniczny wydawany przez certyfikowanego dostawcę. Z mocy prawa jest równoważny podpisowi własnoręcznemu — także w umowach między osobami prywatnymi.
Poświadczenie notarialne to zupełnie inna kategoria: notariusz potwierdza, że dana osoba złożyła podpis w jego obecności (albo sporządza akt notarialny). Tego nie da się „odtworzyć" żadnym podpisem elektronicznym.
Dokument, który MUSI być notarialny.
Sercem najmu okazjonalnego jest oświadczenie najemcy o dobrowolnym poddaniu się egzekucji co do opróżnienia lokalu. Ustawa wymaga dla niego formy aktu notarialnego — i to jest warunek nienegocjowalny.
Tego dokumentu nie podpiszesz profilem zaufanym ani podpisem kwalifikowanym. Musi powstać u notariusza (lub, w części pakietów, przy jego udziale). Bez niego umowa może dalej obowiązywać jako zwykły najem, ale traci najważniejsze zabezpieczenie — uproszczoną ścieżkę odzyskania lokalu.
Co można podpisać elektronicznie.
Sama umowa najmu okazjonalnego wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności. Formę pisemną spełnia dokument z podpisami własnoręcznymi, ale także dokument opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym każdej ze stron — jest on prawnie równoważny podpisowi odręcznemu.
Oświadczenie właściciela lokalu o zgodzie na zamieszkanie najemcy (wskazany lokal zastępczy) co do zasady wystarczy w zwykłej formie pisemnej. Notarialnie poświadczony podpis pod tym oświadczeniem jest wymagany dopiero na żądanie wynajmującego — i wielu wynajmujących właśnie tego żąda dla bezpieczeństwa.
Profil zaufany kontra podpis kwalifikowany — co wybrać.
Jeśli chcesz podpisać elektronicznie dokument w obrocie prywatnym (np. umowę czy oświadczenie), pewniejszym wyborem jest podpis kwalifikowany, bo wprost zrównano go z podpisem własnoręcznym. Profil zaufany świetnie sprawdza się w sprawach urzędowych, ale jego skuteczność między osobami prywatnymi bywa dyskusyjna i zależy od sytuacji.
W praktyce dobrze jest z góry ustalić ze stroną (i ewentualnym notariuszem), w jakiej formie każdy dokument zostanie podpisany, żeby uniknąć sytuacji, w której jeden element całego kompletu okaże się wadliwy.
Nie zapomnij o zgłoszeniu do urzędu skarbowego.
Niezależnie od formy podpisów, właściciel wynajmowanego mieszkania ma obowiązek zgłosić zawarcie umowy najmu okazjonalnego naczelnikowi urzędu skarbowego w terminie 14 dni od rozpoczęcia najmu. Brak zgłoszenia pozbawia umowę szczególnej ochrony najmu okazjonalnego.
To akurat formalność, którą coraz częściej załatwia się elektronicznie — ale samo zgłoszenie nie zastępuje aktu notarialnego przy oświadczeniu o egzekucji.
W skrócie — co można, a czego nie.
- oświadczenie najemcy o poddaniu się egzekucji → wyłącznie akt notarialny (żaden e-podpis go nie zastąpi),
- umowa najmu okazjonalnego → forma pisemna; dopuszczalny kwalifikowany podpis elektroniczny stron,
- oświadczenie właściciela o zgodzie na adres → zwykła forma pisemna; notarialne poświadczenie podpisu na żądanie wynajmującego,
- zgłoszenie do US w 14 dni → obowiązek właściciela, można załatwić elektronicznie,
- do umów prywatnych pewniejszy jest podpis kwalifikowany niż profil zaufany.
Najczęstsze pytania
Czy mogę podpisać całą umowę najmu okazjonalnego profilem zaufanym?
Samą umowę najmu można zawrzeć w formie pisemnej, a kwalifikowany podpis elektroniczny jest równoważny odręcznemu. Kluczowy problem to jednak oświadczenie najemcy o poddaniu się egzekucji — ono musi mieć formę aktu notarialnego i żaden podpis elektroniczny go nie zastąpi.
Czym różni się profil zaufany od podpisu kwalifikowanego?
Profil zaufany jest bezpłatny i przeznaczony głównie do spraw urzędowych. Podpis kwalifikowany jest płatny, ale z mocy prawa równoważny podpisowi własnoręcznemu — również w umowach między osobami prywatnymi, dlatego w obrocie prywatnym jest pewniejszy.
Czy oświadczenie właściciela lokalu wymaga notariusza?
Co do zasady wystarczy zwykła forma pisemna. Notarialnie poświadczony podpis pod oświadczeniem właściciela jest wymagany dopiero na żądanie wynajmującego — a wielu wynajmujących tego żąda dla większego bezpieczeństwa.
Czy da się załatwić najem okazjonalny w pełni zdalnie?
Dużą część formalności można dziś prowadzić na odległość, a dokumenty dostarczyć elektronicznie lub kurierem. Element notarialny (oświadczenie o egzekucji) zawsze wymaga jednak zachowania formy aktu notarialnego zgodnie z obowiązującymi zasadami.